مسئول دفتر مدیرعامل | CEO's Secretary

شرح شغل:

پاسخگویی به تماس‌ها، ایمیل‌ها و مراجعات دفتر مدیریت.
برنامه‌ریزی و تنظیم جلسات کاری مدیریت (اعم از جلسات حضوری و آنلاین).
برنامه‌ریزی، هماهنگی و مدیریت کارهای روزانه.
پیگیری کارهای محوله از طرف کلیه همکاران تا حصول نتیجه مطلوب.
ابلاغ صورت جلسات، مصوبات، بخشنامه‌ها و دستورالعمل‌های تنظیمی.
مستندسازی و ارائه گزارش به مدیریت.
بایگانی مدارک، مستندات و پیام‌های الکترونیکی و کاغذی و اسناد.
دریافت، ثبت و تحویل کلیه نامه‌ها، مستندات و مکاتبات داخلی و خارجی.
انجام سایر امور محوله در حوزه وظایف سازمانی از سوی مقام مافوق.
تنظیم برنامه‌ها و تعیین و تنظیم قرار ملاقات‌ها، ماموریت‌ها و غیره.


توانایی‌های فردی شامل موارد زیر است:

دقت بالا و پیگیر.
توانایی برنامه‌ریزی و هماهنگی فعالیت‌ها در حیطه کاری.
رفتار حرفه‌ای و ظاهر اجتماعی مناسب.
فن بیان قوی و روابط عمومی بالا.
مسئولیت‌پذیر.


مهارت‌ها:

مسلط به زبان انگلیسی.
مسلط کامل با آیین نگارش و مکاتبات اداری.
مسلط کامل با نرم‌افزارهای Office.
مسلط به فتوشاپ و ایندیزاین (InDesign).
آشنایی با اتوماسیون اداری.

---

Job Description:

Respond to calls, emails and references to the management office.
Planning and setting up management work sessions (both online and online sessions).
Planning, coordinating and managing daily tasks.
Follow up on all colleagues until the desired result is achieved.
Notification of meetings, approvals, directives and regulatory guidelines.
Documentation and presentation of reports to management.
Archives of documents, documentation and electronic and paper messages and documents.
Receipt, register and deliver all letters, internal and external documentation and correspondence.
Performing other things in the field of organizational duties by the superiors.
Set up programs and set appointments, missions, and so on.


Individual abilities include the following:

High accuracy and persistent.
The ability to plan and coordinate activities in the field of work.
Professional behavior and appropriate social appearance.
Strong expression and high public relations.
Responsible.


Skills:

Fluent in English.
Full fluency with the ritual of writing and office correspondence.
Full fluency with Office software.
Using Photoshop and InDesign.
Introduction to office automation.