منشی مدیریت

1- تنظیم و مدیریت برنامه‌های روزانه و هفتگی مدیرعامل و ایونت های شرکت
a. برنامه‌ریزی جلسات، سفرها، ملاقات‌ها و پیگیری زمان‌بندی‌ها
b. هماهنگی امور پشتیبانی و اجرایی نمایشگاهها، سمینارها، برنامه های آموزشی جمعی و موارد مشابه
2- مدیریت مکاتبات اداری و اسناد
a. تهیه، دریافت، ثبت، دسته‌بندی و ارجاع نامه‌ها و ایمیل‌ها به افراد ذیربط
b. تهیه و ارسال پاسخ‌ها و صورت‌جلسات رسمی
c. بایگانی و مدیریت اسناد
d. پیگیری و نهایی سازی ایجاد فرمهای استاندارد شرکت (با همکاری با کارشناس امور سیستمها و روشها)
3- برگزاری و پیگیری جلسات
a. هماهنگی برای برگزاری جلسات داخلی و خارجی
b. تهیه دستور جلسه، ثبت و نگارش صورت‌جلسه
پیگیری مصوبات جلسات
4- پاسخگویی به تماس‌ها و مراجعات
a. مدیریت تماس‌های تلفنی ورودی و خروجی
b. پاسخگویی محترمانه به مراجعه‌کنندگان حضوری با رعایت تشریفات اداری و راهنمایی آنان به بخش مربوطه
5- مدیریت اطلاعات محرمانه
a. حفظ و نگهداری اسناد، اطلاعات و مکاتبات محرمانه
b. رعایت اصول رازداری و امانت‌داری
6- تهیه گزارش‌های اداری
a. جمع‌آوری اطلاعات مورد نیاز مدیرعامل و تنظیم گزارش‌های مدیریتی
b. مستندسازی فعالیت های دفتر
7- انجام هماهنگی‌های سفرهای کاری مدیرعامل و سفرهای ماموریتی سرپرستان بخشها
a. رزرو بلیط، هتل، وسایل نقلیه و پیگیری سایر موارد مرتبط
8- مکتوب نمودن درخواستهای مدیریت از پرسنل و پیگیری تا زمان دریافت پاسخ کامل آنها
9- ارسال و دریافت بسته های پستی و پیک و پیگیری وصول و رسید آنها به مقصد مورد نظر
10- پیگیری استقرار و حفظ نظم و آراستگی دفتر مدیریت و اتاقهای جلسات مدیریت
11- انجام درخواستهای سرپرستان بخشها پس از هماهنگی با مدیریت عامل