منشی مدیرعامل

استخدام ایمن سازه وزین

ایمن سازه وزین در تهران (منطقه 2، سعادت آباد) جهت تکمیل کادر خود از متقاضیان ساکن استان تهران استخدام می‌نماید

 منشی مدیرعامل 

• جنسیت: خانم، آقا
• سابقه کار: دارای سابقه کار
• نوع همکاری: تمام وقت

شرایط احراز:

• میزان تحصیلات: مدرک تحصیلی کارشناسی
• حداقل 5 سال سابقه

تعریف شغل:

• مسئولیت هماهنگی برنامه‌های روزانه مدیرعامل، تعامل با کارکنان، مشتریان و سایر نهادها و ارگان‌ها و پاسخ‌گویی به آن‌ها
• پیگیری امور بیمه‌ای و مالیاتی و سایر فعالیت‌های محوله از طرف مدیرعامل را بر عهده دارد

مهارت‌های موردنیاز:

• روابط عمومی خوب
• تسلط بر نرم‌افزارهای Office
• آشنایی به زبان انگلیسی
• توانایی انجام مکاتبات اداری
• آشنایی با تایپ فارسی و انگلیسی
• توانایی گزارش‌دهی

دوره‌های آموزشی موردنیاز:

• مدیریت استرس
• مهارت‌های ارتباطی اثربخش

شرح وظایف:

• درک خط‌مشی کیفیت و همسو نمودن فعالیت‌های واحد در رابطه با آن‌ها
• تلاش در جهت تحقق اهداف سازمانی و گزارش‌دهی به مدیریت ارشد
• اطلاع از دستورالعمل‌ها و مقررات اداری مرتبط با فعالیت‌ها
• پاسخ‌گویی به تلفن‌های مدیران و کارکنان و افراد برون‌سازمانی
• ثبت تماس‌های دریافتی و ارائه گزارش به مدیر مافوق
• تماس با مراجعین، کارکنان و مدیران سایر واحدها
• یادآوری زمان تشکیل جلسات و قرار ملاقات‌ها به مدیر مربوطه
• برنامه‌ریزی و هماهنگی جهت برگزاری جلسات داخلی
• برنامه‌ریزی قرار ملاقات مدیر مافوق و پیگیری جهت تحقق آن
• هماهنگی اتاق جلسات و اطمینان از آماده بودن تجهیزات آن قبل از برگزاری جلسات برنامه‌ریزی‌شده
• دریافت و ارسال ایمیل‌های مرتبط با فعالیت‌های کاری
• تدوین گزارش‌های موردنیاز و ارائه به مدیر مافوق
• تنظیم پیش‌نویس نامه‌های صادره طبق دستور مدیر مافوق
• اخذ تاییدیه محتوای نامه از مدیر مافوق
• دریافت نامه‌های درون‌سازمانی و نامه‌های وارده از برون‌سازمان
• شماره‌گذاری نامه‌های وارده و صادره
• نگهداری نامه‌ها در دبیرخانه اداری
• دریافت، بررسی، توزیع و ارسال نامه‌ها، دورنگارهای واحد به گیرندگان مرتبط
• کنترل موجودی اقلام مصرفی دفتر به‌صورت مستمر
• پیگیری کارهای محوله از طرف مدیر تا حصول نتیجه
• پاسخ‌گویی به ارباب و رجوع به‌صورت حضوری
• ثبت مراجعات حضوری ارباب و رجوع و ارائه گزارش به مدیر مافوق
• هماهنگی جهت ارسال مرسولات به افراد مشخص‌شده
• شناسایی تامین‌کنندگان حمل‌ونقل، چاپ و ...
• درخواست تکثیر اسناد و هماهنگی با مرکز تکثیر جهت انجام خدمات تکثیر
• هماهنگی با تامین‌کننده جهت دریافت خدمات نظیر آژانس هواپیمایی و حمل و نقل محصولات و ...
• تهیه بلیط برای ماموریت داخل کشور کارکنان
• هماهنگی جهت محل اقامت کارکنان بر اساس ماموریت داخلی
• اطلاع از وضعیت موجودی کالاها از طریق گزارشات دریافتی از واحد برنامه‌ریزی
• اطلاع از وضعیت خرید کالاها از طریق درخواست خرید و پیگیری موضوعات ضروری
• اطلاع از وضعیت تولیدات کارخانه از طریق برنامه‌تولید و گزارشات دریافتی از تولید
• پیگیری پرداخت لیست بیمه و مالیات به صورت ماهانه از واحد مالی و اداری
• پیگیری اخذ و تمدید مجوزهای مرتبط با محصولات و خدمات نظیر کارت بازرگانی
• ثبت گزارش‌های تنخواه و اعلام به مدیر مافوق
• دریافت صورتجلسات جلسات برگزار شده در شرکت و بایگانی آن
• پیگیری برگزاری جلسات تعیین شده توسط مدیرارشد با سایر مدیران
• دریافت درخواست‌های صدور چک از واحد مالی و اداری و هماهنگی با مدیریت جهت اخذ دستور پرداخت
• محافظت و نگهداری از کلیه اسناد و حفظ و نگهداری اطلاعات محرمانه
• ارسال کاتالوگ یا پکیج‌های تبلیغاتی شرکت به خارج سازمان برای درخواست‌کنندگان
• درخواست خرید کالای موردنیاز و ارسال آن به مدیر مافوق
• درخواست اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه جهت حذف عدم انطباق‌های بالفعل و بالقوه
• انجام سایر وظایف محوله از طرف مدیر مافوق

تسهیلات و مزایا:

• بیمه
• پاداش