مسئول دفتر مدیر عامل

شرایط احراز شغل:

• حداقل 2 سال سابقه کاری مرتبط در سمت مشابه
• حداقل مدرک تحصیلی کارشناسی
• امانت‌دار، رازدار و دارای حس مسئولیت‌پذیری بالا
• تسلط به نرم‌افزارهای Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) و سامانه چارگون
• تسلط به اصول و نگارش مکاتبات اداری
• توانایی مدیریت زمان، برنامه‌ریزی و اولویت‌بندی همزمان امور
• آشنایی با تشریفات سازمانی و امور دفتری

شرح وظایف و مسئولیت‌ها:

• برنامه‌ریزی، تنظیم و مدیریت تقویم جلسات و برنامه‌های روزانه مدیرعامل و قائم مقام مدیر عامل
• پاسخگویی و مدیریت تماس‌های تلفنی، ایمیل‌ها و مکاتبات رسمی مدیرعامل و قائم مقام مدیر عامل
• هماهنگی و پیگیری ملاقات‌ها، جلسات داخلی و خارجی
• حفظ محرمانگی کامل اطلاعات، اسناد و مکاتبات مدیرعامل
• ثبت، بایگانی، طبقه‌بندی و پیگیری مکاتبات اداری و سازمانی
• ایجاد و حفظ ارتباط مؤثر بین مدیرعامل با مدیران، کارکنان و مراجع بیرونی
• انتقال دقیق، شفاف و به‌موقع پیام‌ها، دستورات و تصمیمات مدیرعامل
• تهیه، تنظیم و ویرایش نامه‌ها، گزارش‌ها، صورتجلسات و ارائه‌ها
• هماهنگی امور پذیرایی، تشریفات و لجستیک جلسات و ملاقات‌ها
• آرشیو و نگهداری منظم اسناد و مدارک به‌صورت فیزیکی و الکترونیکی
• پیگیری امور محوله از سوی مدیرعامل تا حصول نتیجه نهایی
• انجام سایر امور اداری و اجرایی مرتبط با مدیرعامل

مهارتها و توانایی های مورد نیاز:

• روابط عمومی قوی و مهارت ارتباطی مؤثر با سطوح مختلف سازمان
• دقت، نظم و توجه بالا به جزئیات
• برخورد حرفه‌ای، مسئولانه و ظاهر آراسته
• انعطاف‌پذیری و روحیه همکاری تیمی
• توانایی سازماندهی، مدیریت امور روزمره و چندوظیفگ