مسئول دفتر مدیر عامل

شرح وظایف :

  برنامه‌ریزی و هماهنگی جلسات :
- تنظیم تقویم کاری مدیرعامل (جلسات، قرارها، سفرها)
- هماهنگی جلسات داخلی و خارجی با مدیران، مشتریان، سهام‌داران و سایر ذی‌نفعان
- یادآوری جلسات و مدیریت زمان‌بندی دقیق روزانه
- تهیه و ارسال دعوت‌نامه، تنظیم دستور جلسه و پیگیری پاسخ مدعوین
- پیگیری صورت‌جلسات و تصمیمات اتخاذ شده جهت اجرا و بازخورد

 مدیریت مکاتبات و مستندات :
- پاسخ‌گویی به نامه‌ها، ایمیل‌ها و مکاتبات اداری ورودی و خروجی دفتر ، ثبت، طبقه‌بندی و بایگانی نامه‌ها، اسناد و گزارش‌ها
- تهیه پیش‌نویس نامه‌های اداری و گزارش‌های مورد نیاز مدیرعامل
- انتقال مکاتبات به واحدهای ذی‌ربط و پیگیری پاسخ‌ها

 ارتباطات عمومی و تلفنی :
- پاسخگویی به تماس‌های تلفنی مدیرعامل و انتقال صحیح پیام‌ها
- خوش‌آمدگویی و راهنمایی مراجعین حضوری با ادب و رعایت تشریفات
- فیلتر کردن مراجعات و تماس‌ها بر اساس اهمیت و اولویت

 مدیریت اطلاعات محرمانه :
- حفظ محرمانگی اطلاعات مربوط به شرکت و مدیرعامل
- رعایت اخلاق حرفه‌ای و تعهد به امانت‌داری در اطلاعات استراتژیک

پشتیبانی اجرایی :
- هماهنگی امور سفرهای کاری (رزرو بلیت، هتل، خودرو و برنامه جلسات)
- تهیه گزارش‌های مدیریتی و گزارش‌های عملکرد واحدها برای ارائه به مدیرعامل
- بررسی و پیگیری امور روزانه دفتر (خدمات، تدارکات، نظافت و تجهیزات)

 هماهنگی درون‌سازمانی : 
- ارتباط مستمر با مدیران واحدها و پیگیری درخواست‌ها و گزارشات ارسالی آن‌ها
- انتقال پیام‌ها و دستورات مدیرعامل به بخش‌های مختلف سازمان
- ایجاد هماهنگی بین مدیرعامل و سایر سطوح سازمانی

 تهیه گزارشات و تحلیل اطلاعات :
- جمع‌آوری و تحلیل اطلاعات مورد نیاز برای تصمیم‌گیری مدیرعامل
- تهیه گزارش‌های خلاصه مدیریتی از جلسات، بازخوردها و برنامه‌های اجرا شده
 - ویژگی‌ها و توانمندی‌های ضروری برای مسئول دفتر

ویژگی های عمومی :
- روابط عمومی قوی و مهارت‌های ارتباطی بالا و توانایی تعامل و مذاکره
- توانایی اولویت‌بندی کارها و مدیریت زمان
- آشنایی با اصول تشریفات و آداب مکاتبات اداری
- تسلط به نرم‌افزارهای Office (خصوصاً Outlook، Word و Excel)
- دقت و سرعت بالا در انجام امور ، منظم و دقیق 
- رازداری و تعهد اخلاقی
- هدف گرا
- توانایی حل مسئله و تحلیلگری
- توانایی پاسخگویی و گزارشگری
- رفتار سازمانی