مسئول دفتر

اولین نقطه تماس اشخاص بیرونی با شرکت، مسئول دفتر است. نحوه رفتار و تعامل مسئول دفتر با ارباب و رجوع ،نقش مؤثری در ایجاد تصویری زیبای شرکت در ذهن دیگران دارد:
مهم‌ترین ویژگی‌های فردی شغل :
روابط عمومی عالی، خوش‌رو و داشتن رفتار حرفه‌ای و محترمانه
پیگیری مستمر فعالیت‌ها تا تحقق دستیابی به نتایج
حافظه خوب و حضور ذهن، همراه با صبر و تحمل بالا
رازداری در فعالیت‌های اداری
رعایت انضباط کاری و وقت‌شناس
متعهد به انجام فعالیت‌های محوله با دقت و کیفیت
 خلاقیت و مدیریت زمان و تسلط بر انجام کارهای هم‌زمان

شرح وظایف:

1.پاسخ‌گویی به تلفن متقاضیان داخلی و خارجی
2.تماس با مراجعین، کارکنان و مدیران سایر واحدها.
3.ارتباط با کارکنان واحدهای مختلف سازمان  بر اساس سلسه مراتب سازمانی مطابق چارت سازمانی .
4.پیگیری، تنظیم و یادآوری زمان تشکیل جلسات و قرار ملاقات‌ها به مدیر مربوطه
5.برنامه‌ریزی و هماهنگی جهت برگزاری جلسات داخلی
6.تدوین گزارش‌های موردنیاز و ارائه به مدیر مافوق.
7.تنظیم پیش‌نویس نامه‌های صادره طبق دستور مدیر مافوق در فرمت مکتوب یا اتوماسیون
8.شماره‌گذاری نامه‌های وارده و صادره و آرشیو در دبیرخانه اداری
9.محافظت و نگهداری از کلیه اسناد و حفظ و نگهداری اطلاعات محرمانه
10.ابلاغ دستورات صادره مدیر مافوق به اشخاص مربوطه.
11.انجام امور محوله از سوی مدیر