دستیار اجرایی مدیرعامل | Executive Assistant to CEO

digiexpress یک شرکت تدارکات آینده‌نگر است که به پیشبرد مرزهای فناوری اختصاص دارد. ما به دنبال یک دستیار شخصی حرفه ای و با انگیزه هستیم تا به تیم ما بپیوندد و با مدیر عامل همکاری نزدیک داشته باشد.


مسئولیت ها:

به عنوان اولین نقطه تماس مدیر عامل با ذینفعان داخلی/خارجی عمل می کند.
مدیریت تقویم پیچیده ای را برای مدیر عامل، از جمله جلسات، و قرار ملاقات ها و قرار ملاقات های نزدیک با او در جریان قرار می دهد.
و مسئولیت ها، پیگیری مناسب.
نشان دادن رهبری برای حفظ اعتبار، اعتماد، و پشتیبانی با تیم اجرایی.
توسعه سیستم‌های اسناد و پرونده کارآمد.
همسویی با pa/ea گروه digikala برای مدیریت موثر تقویم.
برگزاری جلسات و رویدادها، از جمله آماده‌سازی و نوشتن مادر.
حضور در جلسات بیشتر همراه با مدیر عامل برای پیگیری موضوع
اطلاعات؛ سازماندهی و نگهداری پرونده ها.
در غیاب مدیر عامل، مکاتباتی را از طرف او آماده کنید.
به تماس‌های تلفنی پاسخ دهید و به پرسش‌ها پاسخ دهید
رزرو و مدیریت ترتیبات سفر، از جمله اقامتگاه‌ها و بلیط‌ها.
سوابق و اسناد مختلف را نگهداری کنید.
با مهمانان مدیر ارشد اجرایی ملاقات کرده و از آنها خوشامدگویی کنید و اطمینان حاصل کنید که از آنها مراقبت می‌شود.
پست روزانه را پردازش و توزیع کنید.
در ایجاد روابط طولانی‌مدت داخلی، هم از نظر بیرونی و هم از نظر خارجی، سرمایه‌گذاری کنید. آشتی.
سایر پروژه‌ها/وظایفی که به نفع کلی سازمان محول شده است.



مهارت‌ها و صلاحیت‌ها:

توانایی قوی برای اجرای کار با تنوع و برابری.
تجربه قابل توجه پشتیبانی اجرایی، از جمله پشتیبانی از مدیران سطح C.
نرم‌افزار نوشتاری حرفه‌ای در انتشارات دسکتاپ و نرم‌افزار microbal Expert. مهارت‌های فارسی و انگلیسی.
حرفه‌ای بالا در برخورد با گروه‌های مختلف مردم، از جمله اعضای هیئت مدیره، مدیران ارشد و کارکنان.
در مورد اولویت‌ها و زمان در دسترس تصمیم‌گیری مناسب و آگاهانه.
توانایی تکمیل حجم بالایی از کارها و پروژه‌ها با راهنمایی کم یا بدون راهنمایی.
توانایی برای واکنش سریع به موقعیت‌ها یا واکنش سریع به موقعیت‌ها برای حفظ سطح بالایی از یکپارچگی و احتیاط در مدیریت اطلاعات محرمانه.
قضاوت عالی ضروری است.
توانایی تعویض دنده در لحظه.

DigiExpress is a forward-thinking logistics company dedicated to pushing the boundaries of technology. We are looking for a professional and motivated Personal Assistant to join our team and work closely with the CEO .



Responsibilities

Acting as the first point of contact for the CEO with internal/external stakeholders.
Provide sophisticated calendar management for CEO, including meetings, and appointments.
Work closely with the CEO to keep him well informed of upcoming commitments and responsibilities, following up appropriately.
Demonstrating leadership to maintain credibility, trust, and support with the Executive Team.
Developing efficient documentation and filing systems.
Alignment with DigiKala Group’s PA/EA for effective calendar management.
Organize meetings and events, including preparations and writing MOM.
Attending meetings together with CEO to be on top of the subjects for further follow up.
Handle confidential information; organize and maintain files.
In the absence of the CEO, prepare correspondence on his behalf.
Answer phone calls and respond to inquiries
Booking and managing travel arrangements, including accommodations and tickets.
Maintain various records and documents.
Meet and greet CEO's guests and ensure they are looked after.
Process and distribute daily mail.
Invest in building long-lasting relationships both externally and internally.
Manage petty cash reimbursements and reconciliation.
Other projects/duties as assigned for the overall benefit of the organization.



Skills and Qualifications

Strong ability to execute work with a diversity and equity.
Significant executive support experience, including supporting C-level executives.
Expert proficiency with Microsoft Office and desktop publishing software.
Strong verbal and written communication skills both in Farsi and English.
High degree of professionalism in dealing with diverse groups of people, including Board members, senior executives, and staff.
Make appropriate, informed decisions regarding priorities and available time.
Ability to complete a high volume of tasks and projects with little or no guidance.
Ability to react with appropriate levels of urgency to situations and events that require quick response or turnaround.
Able to maintain a high level of integrity and discretion in handling confidential information.
Excellent judgment is essential.
Ability to switch gears at a moment’s notice.