کارشناس اداری و دفتری

شرح شغل و مسئولیت‌ها

1. مدیریت مکاتبات رسمی: تدوین، ثبت و ارسال نامه‌های اداری و پیگیری مکاتبات ورودی و خروجی شرکت.
2. مدیریت اسناد: تهیه و نگهداری بایگانی کامل کلیه اسناد شرکت از جمله قراردادها، نامه‌ها، صورت‌جلسات، فاکتورها و مستندات مالی به‌صورت فیزیکی و دیجیتال.
3. روابط عمومی و پاسخگویی: پاسخگویی مؤثر به تماس‌های تلفنی، مراجعات حضوری و ایمیل‌های عمومی شرکت و هدایت آن‌ها به بخش‌های مرتبط.
4. مستندسازی مالی: دریافت، طبقه‌بندی و بایگانی فاکتورهای خرید، پرداخت‌ها و سایر اسناد مالی به‌منظور پشتیبانی تیم مالی و حسابداری.
5. تنخواه‌گردان: ثبت، مدیریت و بایگانی تنخواه‌های مصرفی شرکت و ارائه گزارش‌های دوره‌ای مرتبط.
6. تهیه اسناد مالی داخلی: مشارکت در تدوین و ثبت اسناد مالی داخلی و پشتیبانی از فرآیندهای حسابداری.
7. تدارکات و پشتیبانی: تهیه لیست خرید و تأمین اقلام موردنیاز رفاهی، تدارکاتی و پشتیبانی پرسنل.
8. پشتیبانی از مأموریت‌ها: تجهیز و هماهنگی لازم برای اعزام تیم‌ها به مأموریت‌های کاری (شامل هماهنگی وسیله نقلیه، اقامت، تغذیه و...).
9. طراحی و نگهداری محیط کاری: نظارت بر آراستگی محیط دفتر و ایجاد فضای کاری منظم، ایمن و دلپذیر برای کارکنان.
10. برنامه‌ریزی جلسات: هماهنگی جلسات داخلی مدیرعامل با تیم‌ها و تهیه صورت‌جلسه‌های لازم در صورت نیاز.
11. پشتیبانی مدیرعامل: انجام سایر امور اجرایی محوله از سوی مدیرعامل به‌منظور تسهیل در تصمیم‌گیری و اجرای مؤثر امور شرکت.