مسئول دفتر - خانم

شرح شغل و وظایف
1- هماهنگی و پیگیری امور جاری دفتر و ساختمان شامل امور اداری پرسنل و پشتیبانی.
2- برنامه‌ریزی و انجام کلیه موارد مربوط به سفرهای کاری اعضای هیئت‌مدیره و مهمانان داخلی و خارجی (رزرو بلیت، هتل و ...) با رعایت دقت، سرعت و محرمانگی.
3- مدیریت و هماهنگی جلسات هیئت‌مدیره شامل تنظیم زمان، رزرو محل برگزاری، ارسال دعوت‌نامه، پیگیری حضور اعضا و تعامل موثر با دفاتر سایر مدیران و نهادهای مرتبط.
4- دریافت، ارجاع و پاسخگویی به ایمیل‌ها، مکاتبات و تماس‌های ورودی و خروجی با رعایت اصول حرفه‌ای.
5- بایگانی و نگهداری اسناد، سوابق و گزارش‌های دفتر به صورت منظم و سیستماتیک.
6- مدیریت تنخواه و انجام امور مالی جزئی مرتبط با دفتر.

مهارت‌ها و شرایط احراز
1- روابط عمومی قوی، فن بیان مناسب و توانایی برقراری ارتباط موثر.
2- تسلط کامل به نرم‌افزارهای Microsoft Office (به‌ویژه Word و Excel).
3- آشنایی با آیین نگارش و مکاتبات اداری رسمی.
4- حداقل 3 سال سابقه کاری مرتبط در حوزه اداری یا مسئول دفتر.
5- توانایی مدیریت زمان، اولویت‌بندی و انجام کارها به‌طور هم‌زمان.