مسئول دفتر - خانم

  اصول و شرح وظایف و مسئولیت ها:
- صدور و ثبت مستندات فروش از قبیل پیش فاکتور و درخواست های مورد نیاز
- انجام سایر امور محوله در حوزه وظایف سازمانی از سوی مقام مافوق تا حصول نتیجه
- وظیفه اجرای کارهای اداری و  بهینه سازی مراحل کار در دفتر
- باید به طور هم زمان، به درخواست ها، سؤالات و مشکلات افراد بسیاری پاسخ دهد.
- پاسخ به تماس های تلفنی و وصل کردن تماس ها به افراد مربوطه
- ثبت تماس های دریافتی و ارائه گزارش به مدیر مافوق
- مدیریت برنامه روزانه، هفتگی یا ماهانه و همچنین تنظیم جلسات و قرارهای جدید
- پشتیبانی و تسهیل در تکمیل گزارشات منظم
- سازماندهی سیستم بایگانی برای اسناد مهم و محرمانه دفتری و حفظ و نگهداری اطلاعات محرمانه 

  مهارت های مورد نیاز:
- آشنا بودن با فرایند سازمان های اداری و تکنیک های لازم برای بهینه سازی این فرایندها، آشنایی کافی با اتوماسیون
- برخورداری از قابلیت های لازم برای انجام هم زمان چندین کار و مدیریت زمان
- داشتن مهارت های ارتباطی عالی و روابط عمومی بالا و همچنین داشتن توانایی مکاتبات به صورت نوشتاری و کلامی
- مسلط بودن به نرم افزارهای مدیریت اداری
- رعایت انضباط کاری و وقت شناس بودن
- داشتن دقت، مسئولیت پذیری، خلاقیت و تعهد بالا
- آشنایی با اینترنت و رایانه، آشنایی با زبان انگلیسی، آشنایی با امور اداری و استخدامی، مهارت های گزارش نویسی و گزارش دهی