مسئول دفتر مدیر عامل

آشنایی با شرح شغل :

• پیگیری، دریافت، ثبت و تحویل کلیه نامه ها، مستندات و مکاتبات داخلی و خارجی تا حصول نتیجه
• تنظیم برنامه های روزانه، جلسات، ملاقات ها، مصاحبه های استخدام، سفرها و بازدیدهای شرکتی
• پاسخگویی به تلفن ها و مراجعان مربوطه  
• نگهداری و حفظ کلیه اسناد و مدارک براساس ضوابط و دستورالعمل های مربوطه و میزان محرمانگی آنها
• ابلاغ دستورات صادره به اشخاص و ادارات تابعه
• تشکیل بانک اطلاعاتی از سوابق، مکاتبات، مدارک دفتر و کوشش در نگهداری روزانه آنها
• اطلاع رسانی به اعضای شرکت کننده در جلسات ، نشست ها و کمیسیونهای مرتبط  و تنظیم وقت آنها
• دریافت و ارسال ایمیل های مرتبط با فعالیت های کاری
• کنترل موجودی اقلام مصرفی دفتر به صورت مستمر
• هماهنگی جهت ارسال مرسولات به افراد مشخص شده
• ابلاغ دستورات صادره مدیر  به اشخاص مربوطه
• حضور به موقع و حفظ نظم و انضباط عمومی در محیط کار
• همکاری در تدوین مستندات اداری و فرآیندی
• امکان حضور و یا پیگیری خارج از ساعات اداری
• کنترل ورود و خروج ها به داخل دفتر مدیرعامل
• نظارت بر خدمات پذیرایی و سایر خدمات مورد نیاز دفتر
• مهارت تایپ با سرعت بالا
• توانایی گزارش دهی

 ویژگی ها و مهارت های عمومی:

• پیگیری مستمر فعالیت ها تا تحقق دستیابی به نتایج
• روابط عمومی بالا و توانایی برقراری ارتباط در محیط کار
• مسئولیت پذیری
• مدیریت استرس
• خلاقیت
• مدیریت زمان
• تسلط بر انجام کارهای همزمان
• خوش رو بودن و رفتار محترمانه
• روابط عمومی بالا
• حافظه خوب و حضور ذهن
• رازداری و متعهد بودن در فعالیت های اداری
• ظاهر وپوشش مناسب در محیط کار