مسئول دفتر | Office Manager

• جنسیت مد نظر: خانم یا آقا. 
• سابقه کاری در حوزه مرتبط به صورت مستمر.
• مهارت‌های ارتباطی قوی.
• اعتماد به نفس.
• فن بیان و مهارت‌های گفتاری خوب.
• توجه به جزئیات و با دقت.
• سرعت عمل بالا در انجام کارها.
• مهارت تصمیم‌گیری.
• آشنایی با مایکروسافت آفیس به ویژه ورد و اکسل.
• آشنایی با Google Calendar.
• آشنایی با فنون نامه‌نگاری و مکاتبات.
   

• مدیریت زمان قرار ملاقات‌های مدیران.
• تعیین زمان بازدیدها و حضور در گردهمایی‌ها یا سفرهای کاری.
• پاسخگویی به تلفن‌های خصوصی به دفتر مدیران.
• پاسخگویی به ارباب‌رجوع.
• کنترل ورود و خروج‌ها به داخل دفتر مدیرعامل.
• دسته‌بندی گزارش‌ها و نامه‌های رسیده از بیرون یا سایر بخش‌های شرکت به دفتر مدیرعامل.
• تماس و یادآوری قرار ملاقات‌های سایرین با مدیرعامل.
• پیگیری دستورات صادر شده از سوی مدیران.
• درک خط مشی شرکت و همسو کردن فعالیت‌های شرکت در رابطه با آن‌ها.
• تلاش در جهت تحقق اهداف سازمانی و گزارش‌دهی به مدیریت ارشد.
• یادآوری زمان تشکیل جلسات و قرار ملاقات‌ها به مدیر مربوطه.
• برنامه‌ریزی و هماهنگی جهت برگزاری جلسات داخلی.
• دریافت و ارسال ایمیل‌های مرتبط با فعالیت‌های کاری.
• شماره‌گذاری نامه‌های وارده و صادره.
• نگهداری نامه‌ها در دبیرخانه اداری.
• کنترل موجودی اقلام مصرفی دفتر به صورت مستمر.
• پیگیری کارهای محوله از طرف مدیر تا حصول نتیجه.
• پاسخگویی به ارباب رجوع به صورت حضوری.
• ثبت مراجعات حضوری ارباب رجوع و ارائه گزارش به مدیر مافوق.
• محافظت و نگهداری از کلیه اسناد و حفظ و نگهداری اطلاعات محرمانه.
• ابلاغ دستورات صادره مدیر مافوق به اشخاص مربوطه.

• Ms. / Mr.
• years of continuous work experience
• Strong communication skills
• Self-confidence
• Good expression and speaking skills
• Attention to detail and accuracy
>• Organization and time management
• High speed of action in doing things
• Decision-making skills
• Familiarity with Office, Word, Excel...
• Familiarity with google calendar
• Acquaintance with letter writing and correspondence techniques

Duties and Responsibilities
• Management of managers' appointments
• Setting the time of visits and attending meetings or business trips
• Answering private phones to the managers' office
• Responding to clients< br>• Controlling entry and exits into the CEO's office
• Sorting reports and letters received from outside or other parts of the company to the CEO's office
• Calling and reminding others of appointments with the CEO
• Following the orders issued by the managers
• Understanding the company's policy and aligning the company's activities in relation to them
• Trying to achieve the organizational goals and reporting to the senior management
• Knowing about the instructions Administrative rules and regulations related to activities
• Reminding the relevant manager of the time of meetings and appointments
• Planning and coordinating internal meetings
• Receiving and sending emails related to work activities< br>• Numbering of incoming and outgoing letters
• Keeping letters in the administrative secretariat
• Controlling the inventory of consumable items in the office on a continuous basis
• Following up the tasks assigned by the manager until the result is achieved
• Accountability to the client in person
• Registering the client's in-person visits and submitting a report to the superior manager
• Protecting and maintaining all documents and maintaining confidential information
• Communicating the orders issued by the superior manager to the relevant persons
br>