کارشناس امور دفتری و هماهنگی اداری | Administrative Coordinator

شرح شغل:

• ثبت و بایگانی اطلاعات.
• ورود داده‌ها به نرم‌افزارهای داخلی.
• طبقه‌بندی و بایگانی اسناد فیزیکی و دیجیتال.
• پیگیری امور داخلی و مکاتبات.
• برگزاری و هماهنگی جلسات.
• تهیه صورت‌جلسه‌ها و پیگیری اقدامات پس از جلسه.
• پاسخگویی و پشتیبانی در ارتباطات بین‌واحدی.
• ثبت پرداخت‌ها، دریافت‌ها و هزینه‌ها طبق دستورالعمل مالی.
• پشتیبانی از مدیریت در امور اجرایی و اداری.
• انجام امور محوله روزانه از سوی مدیران.
• آماده‌سازی گزارش‌ها، جداول، و مدارک لازم برای تصمیم‌گیری‌ها.

شرایط احراز:

• آشنایی کامل با نرم‌افزارهای Office (به‌ویژه Excel و Word و CRM).
• دقت و نظم بالا در ثبت اطلاعات.
• مهارت در پیگیری و  برقراری ارتباطات مؤثر.
• توانایی مدیریت هم‌زمان چند وظیفه.
• سابقه کار مرتبط در امور دفتری یا هماهنگی اداری مزیت محسوب می‌شود.

• Archive information.
• Archive physical and digital documents.
• Follow up on internal affairs and correspondence.
• Coordinate meetings.
• Prepare minutes of meetings and follow up on post-meeting actions.
• Record payments, receipts, and expenses according to financial guidelines.
• Support management in executive and administrative affairs.
• Carry out daily tasks assigned by managers.
• Prepare reports, tables, and necessary documents for decision-making.

Requirements:

• Familiarity with MS Office (especially Excel, Word, and CRM).
• Skills in effective follow-up and communication.
• Ability to manage multiple tasks simultaneously.
• Relevant work experience in administrative coordination is an advantage.