مسئول دفتر مدیریت - خانم

تلاش در جهت تحقق اهداف سازمانی و گزارش دهی به مدیریت ارشد
اطلاع از دستورالعمل‌ها و مقررات اداری مرتبط با فعالیت‌ها
پاسخ‌گویی به تلفن متقاضیان داخلی و خارجی
ثبت تماس‌های دریافتی و ارائه گزارش به مدیر مافوق
تماس با مراجعین، کارکنان و مدیران سایر واحدها.
ارتباط با کارکنان واحدهای مختلف سازمان  بر اساس سلسه مراتب سازمانی مطابق چارت سازمانی .
یادآوری زمان تشکیل جلسات و قرار ملاقات‌ها به مدیر مربوطه
برنامه‌ریزی و هماهنگی جهت برگزاری جلسات داخلی
برنامه‌ریزی قرار ملاقات مدیر مافوق و پیگیری جهت تحقق آن
دریافت و ارسال ایمیل‌های مرتبط با فعالیت‌های کاری.
تدوین گزارش‌های موردنیاز و ارائه به مدیر مافوق.
تنظیم پیش‌نویس نامه‌های صادره طبق دستور مدیر مافوق .
اخذ تأییدیه محتوای نامه از مدیر مافوق
دریافت نامه‌های درون‌سازمانی و نامه‌های وارده از برون سازمان .
شماره‌گذاری نامه‌های وارده و صادره .
نگهداری نامه‌ها در دبیرخانه اداری
دریافت، بررسی، توزیع و ارسال نامه‌ها، دورنگارهای واحد به گیرندگان مرتبط
کنترل موجودی اقلام مصرفی دفتر به‌صورت مستمر
پیگیری کارهای محوله از طرف مدیر تا حصول نتیجه .
پاسخ‌گویی به ارباب و رجوع به‌صورت حضوری .
برنامه‌ریزی و هماهنگی جهت انجام سفرها و مأموریت‌های مدیرمافوق ( نظیر آژانس هواپیمایی، محل اقامت و … ).
ثبت مراجعات حضوری ارباب و رجوع و ارائه گزارش به مدیر مافوق .
هماهنگی جهت ارسال مرسولات به افراد مشخص‌شده
جمع‌آوری اطلاعات جهت آماده‌سازی گزارش موردنیاز مدیر مافوق.
محافظت و نگهداری از کلیه اسناد و حفظ و نگهداری اطلاعات محرمانه
درخواست خرید کالای موردنیاز و ارسال آن به مدیر مافوق
ابلاغ دستورات صادره مدیر مافوق به اشخاص مربوطه.

مهارت‌های عمومی:

پیگیری
روابط عمومی بالا
اعتمادبه‌نفس بالا
مسئولیت‌پذیری
مدیریت استرس
خلاقیت
مدیریت زمان
تسلط بر انجام کارهای هم‌زمان

مهارت‌های تخصصی:

تسلط بر نرم‌افزارهای Office
آشنایی با زبان انگلیسی
توانایی انجام مکاتبات اداری
آشنایی با تایپ فارسی و انگلیسی
توانایی گزارش دهی

مهم‌ترین ویژگی‌های فردی شغل :

روابط عمومی عالی
رفتار محترمانه
پیگیری مستمر فعالیت‌ها تا تحقق دستیابی به نتایج
حافظه خوب و حضور ذهن
صبر و تحمل بالا
رازداری در فعالیت‌های اداری
رعایت انضباط کاری و وقت‌شناس
متعهد به انجام فعالیت‌های محوله با دقت و کیفیت