شرح وظایف :
- رسیدگی و انجام کلیه امور اداری و اجرایی مربوط به دفتر مدیرعامل
- پاسخگویی و مدیریت تماس های تلفنی ، مراجعین حضوری و ثبت آنها در سیستم
- تهیه و ارسال نامه های دفتر مدیریت، ثبت و بایگانی آن در اتوماسیون و ابلاغ دستورات صادره مدیرعامل به واحدها
- تنظیم لیست متقاضیان ملاقات با مدیرعامل و تعیین ساعات جلسات داخلی و خارجی
- برقراری ارتباط با کارکنان، مشتریان و همکاران تجاری شرکت
- پیگیری امور محوله تا حصول نتیجه بدون نیاز به پیگیری مکرر
- تهیه پیشنویس نامههای اداری و سازمانی محول شده از سوی مدیریت
- تهیه گزارش روزانه از اتفاقات مهم شرکت یا سازمان و ارائه به مدیرعامل
- همراهی مدیر در جلسات، قرارهای ملاقات و سفرها.
- انجام هماهنگی های لازم و اطلاع رسانی برای جلسات مانند: جلسات اعضاء هیئت مدیره، کارکنان و مدیر، جلسات آموزشی کارمندان.
- بایگانی تمامی فاکتورها، یادداشت ها، اسناد و گزارش های مالی و مهم شرکت.
- مدیریت بر تماس های دریافتی، سؤالات و درخواست های کارکنان و همچنین مشتریان.
- جواب دهی به ایمیل ها، تماس و نامه های دریافتی از سوی مشتریان و شرکاء کاری، از جانب مدیر.
- اطلاع رسانی بخش نامه ها، آیین نامه ها، قوانین داخلی جدید و تصمیمات لازم الاجرای مدیر به کلیه بخش های اداری و سازمانی.
- تهیه و ارائه گزارش از تخلفات، نقض مقررات و حضور و غیاب
- رسیدگی و اعلام وضعیت قراردادهای شرکت، تعویق در پرداختی و عدم تعهد به مفاد قرارداد از سوی مشتریان و شرکاء.
ویژگیهای فردی :
مهارت های نوشتاری و گفتاری مناسب، داشتن دقت و توجه کامل به جزئیات، پوشش و ظاهر مناسب، خوشرو بودن و رفتار محترمانه، آمادگی مأموریت داخل و خارج، امکان حضور و یا پیگیری کار در خارج از ساعات اداری، امین و رازدار، توانایی مدیریت و کار با دیگران، صبور و مهربان و با حوصله، توانایی حل مسئله ، توانایی پیگیری خوب، مهارتهای روابط عمومی، اعتمادبهنفس و روحیه مسئولیتپذیری، علاقه مند به یادگیری نرم افزارهای کامپیوتری
مهارتها:
کارشناس با حداقل یک سال سابقه کار مرتبط
آشنایی نسبی با زبان انگلیسی
آشنایی خوب با تایپ فارسی و انگلیسی
آشنایی با کامپیوتر و نرمافزار آفیس
آشنایی با جستجوی کامپیوتری و ایمیل