مسئول دفتر

وظایف :

• اطلاع از دستورالعمل ها و مقررات اداری مرتبط با فعالیت ها
• پاسخ گویی به تلفن متقاضیان داخلی و خارجی
• یادآوری زمان تشکیل جلسات و قرار ملاقات ها
• برنامه ریزی و هماهنگی جهت برگزاری جلسات داخلی
• برنامه ریزی قرار ملاقات مدیران و پیگیری جهت تحقق آنها
• هماهنگی اتاق جلسات و اطمینان از آماده بودن تجهیزات آن قبل از برگزاری جلسات برنامه ریزی شده
• دریافت و ارسال ایمیل های مرتبط با فعالیت های کاری
• تدوین گزارش های موردنیاز و ارائه به مدیریت
• تنظیم پیش نویس نامه های صادره طبق دستور العمل شرکت
• اخذ تأییدیه محتوای نامه از مدیر مافوق
• دریافت نامه های درون سازمانی و نامه های وارده از برون سازمان
• پیگیری کارهای محوله از طرف مدیر تا حصول نتیجه
• برنامه ریزی و هماهنگی جهت انجام سفرها و مأموریت های مدیرعامل و مدیران ( نظیر آژانس هواپیمایی، محل اقامت و … )
• ارسال مکاتبات صادره شرکت به واحدها و مؤسسات و ادارات مربوطه
• محافظت و نگهداری از کلیه اسناد و حفظ و نگهداری اطلاعات محرمانه
• ابلاغ دستورات صادره مدیر مافوق به اشخاص مربوطه

انتظارات سازمان:
انجام سایر وظایف محوله از سوی مدیر عامل
حضور به موقع و مرتب و منظم و حفظ نظم و انضباط عمومی در محیط کار
درک خط مشی شرکت و همسو نمودن فعالیت های خود در رابطه با آن ها
تلاش در جهت تحقق اهداف سازمانی و گزارش دهی به مدیریت
مدیریت دفتر 

مهارت های عمومی:
پیگیری
روابط عمومی بالا
اعتمادبه نفس
مسئولیت پذیری
مدیریت استرس
خلاقیت
مدیریت زمان
تسلط بر انجام کارهای هم زمان

مهارت های تخصصی:
آشنایی با زبان انگلیسی
توانایی انجام مکاتبات اداری
آشنایی با تایپ فارسی و انگلیسی
توانایی گزارش دهی

مهم ترین ویژگی های فردی:
روابط عمومی عالی
خوش رو بودن و رفتار محترمانه
پیگیری مستمر فعالیت ها تا تحقق دستیابی به نتایج
حافظه خوب و حضور ذهن
صبر و تحمل بالا
رازداری در فعالیت های اداری
رعایت انضباط کاری و وقت شناس
متعهد به انجام فعالیت های محوله با دقت و کیفیت