مسئول دفتر | Office Assistant

شرح شغل:

• مدیریت و هماهنگی فعالیت‌های روزانه دفتر.
• پیگیری مکاتبات اداری و ارتباطات داخلی و خارجی.
• برنامه‌ریزی و سازماندهی جلسات و همایش‌ها.
• اداره‌ منابع و تجهیزات دفتر.
• حل و فصل مسائل و بحران‌های احتمالی.
• کسب اطمینان از اجرای صحیح سیاست‌ها و دستورالعمل‌های اداری.

شرایط احراز:

• سابقه کار مرتبط.
• آشنایی با اتوماسیون اداری.
• توانایی مدیریت زمان و اولویت‌بندی وظایف.
• آشنایی با فرآیندهای اداری و دفتری.
• مهارت در مدیریت تماس‌ها و ایمیل‌ها.
• توانایی برقراری ارتباط موثر با همکاران و مشتریان.
• مهارت در استفاده از نرم‌افزارهای مایکروسافت آفیس.
• مهارت در نگهداری و مدیریت اسناد.
• مهارت در هماهنگی جلسات و زمان‌بندی‌ها.
• توانایی کار به صورت مستقل و تیمی.
• توانایی حفظ محرمانگی اطلاعات حساس.
• مهارت قوی در مدیریت زمان و اولویت‌بندی وظایف.
• توانایی رهبری و هدایت تیم.
• روحیه کار تیمی و توانایی برقراری ارتباطات موثر.

• Manage daily office operations to ensure a smooth workflow.
• Support executive staff by managing schedules and communications.
• Coordinate meetings and events, arranging all necessary logistics.
• Handle correspondence with internal and external stakeholders.
• Maintain office supplies and coordinate supply orders.
• Oversee facility management, including cleaning and maintenance.
• Assist in preparing reports and presentations for management review.
• Contribute to team morale by fostering a positive office atmosphere.

Requirements:

• Time management skills.
• Strong leadership capabilities.
• Excellent team spirit and collaborative skills.
• Effective crisis management abilities.
• Previous experience in a similar role is an advantage.