مسئول دفتر مدیر عامل - خانم

مدیریت ارتباطات: پاسخگویی به تماس‌ها، ایمیل‌ها و درخواست های واحد مدیریت. انتقال پیام‌ها و پیگیری درخواست‌های واحد مدیریت و انجام هماهنگی های لازم با سایر واحدها. برقراری ارتباط موثر با مشتریان، شرکای تجاری و دیگر دپارتمان‌ها. هماهنگی و برنامه‌ریزی جلسات: برنامه‌ریزی و ترتیب‌دهی جلسات داخلی و خارجی. تهیه و ارسال دعوتنامه‌ها، تنظیم تقویم و یادآوری جلسات. تهیه دستور جلسات و گزارش‌ها. مدیریت مستندات و پرونده‌ها: نگهداری و سازماندهی اسناد و پرونده‌های مهم. تهیه گزارشات دوره‌ای و مدیریتی. بایگانی و ذخیره‌سازی اسناد در سیستم‌های دیجیتال یا فیزیکی. هماهنگی با تیم‌های مختلف و اطمینان از انجام وظایف به موقع. پیگیری نتایج و وضعیت پروژه‌ها و گزارش‌دهی به مدیر عامل. تهیه و تدوین گزارشات: نوشتن گزارش‌های مدیریتی و تهیه گزارشات پیشرفت. بررسی و تحلیل داده‌ها و اطلاعات مورد نیاز. مدیریت تدارکات اداری: نظارت بر خرید ملزومات و تجهیزات دفتر. مدیریت منابع و پیگیری موجودی‌ها. مهارت‌های مورد نیاز: مهارت‌های ارتباطی: توانایی برقراری ارتباط موثر و حرفه‌ای با تیم، مشتریان و سایر ذینفعان. تسلط به مهارت‌های نوشتاری و کلامی برای ارتباطات داخلی و خارجی. مهارت‌های سازماندهی: توانایی در برنامه‌ریزی، مدیریت زمان و اولویت‌بندی وظایف. توانایی مدیریت چندین پروژه و وظیفه به‌طور هم‌زمان بدون کاهش کیفیت کار. مهارت‌های فناوری و نرم‌افزارهای اداری: آشنایی با نرم‌افزارهای میکروسافت آفیس (Word، Excel، PowerPoint) و برنامه‌های مدیریت پروژه. توانایی استفاده از ابزارهای ارتباطی دیجیتال مانند ایمیل، تقویم دیجیتال و نرم‌افزارهای ویدئو کنفرانس. دقت و توجه به جزئیات: توانایی شناسایی و اصلاح خطاها در اسناد، گزارش‌ها و برنامه‌ریزی‌ها. دقت در انجام امور مدیریتی و نظارت بر جزئیات مهم. مهارت‌های حل مسئله و تصمیم‌گیری: توانایی مواجهه با چالش‌ها و یافتن راه‌حل‌های موثر. اتخاذ تصمیمات سریع و درست در موقعیت‌های مختلف. مهارت‌های روابط بین فردی: توانایی برقراری روابط مثبت و موثر با همکاران، مدیران و دیگر افراد درون و بیرون سازمان. داشتن روحیه تیمی و همکاری نزدیک با دیگر اعضای تیم مدیریتی. حفظ محرمانگی: توانایی حفظ اطلاعات حساس و محرمانه و رفتار حرفه‌ای در مواقع بحرانی.