مسئول دفتر مدیرعامل - آقا

شرح وظایف:

• دریافت برنامه کار از مافوق سازمانی.
• برقراری ارتباطات تلفنی داخل و خارج از شرکت با دفتر مدیرعامل.
• یادداشت پیامهای تلفنی درغیاب مدیریت و یادآوری آنها.
• ارسال و دریافت پیامها ازطریق ایمیل، فاکس و ... و ارائه آن به مدیر عامل و یا قسمت های مربوطه.
• نظارت و کنترل بر فاکس های دریافتی دفتر.
• انجام امور تایپی نامه ها، گزارشات، صورتجلسات و غیره مربوط به دفتر مدیریت.
• مرتب کردن نامه ها، گزارشات، اسناد جهت ملاحظه، مطالعه و امضاء مدیریت و اعاده آنها به واحد های مربوطه.
• ثبت مشخصات نامه های وارده و صادره مربوط به دفتر در دفتر اندیکاتور طبق روش تعیین شده.
• بایگانی کلیه نامه ها، صورتجلسات و گزارشات مربوط به دفتر مدیر عامل طبق دستورالعمل های تعیین شده.
• تنظیم برنامه های داخلی در زمینه ارتباطات و ملاقاتهای ارباب رجوع با مدیریت و تشکیل جلسات داخلی و خارجی.
• تنظیم و تدوین برنامه های مدیریت در طول هفته بر اساس الویت های تعیین شده و انجام اصلاحات لازم در آن بر حسب نظر مدیریت.
• برنامه ریزی و تنظیم برنامه داخلی جهت ملاقات مدیران میانی و نیز مراجعین با مدیران شرکت.
• تنظیم و برنامه ریزی وقت جلسات دوره ای دفتر مدیریت با مدیران شرکت.
• هماهنگی و برقراری ارتباط با سازمانها و شرکت های دیگر جهت تنظیم وقت ملاقات مدیریت از آنها و بالعکس و تبادل اطلاعات در صورت بروز تغییرات احتمالی در برنامه ها.
• هماهنگی مسافرتهای مدیران.
• پیگیری مکاتبات و دستورات محوله از جانب مدیریت به قسمت های مختلف شرکت.
• تهیه و تنظیم پیش نویس صورتجلسات مدیریت در مواقع لزوم و برحسب دستور مدیریت.
• ابلاغ کلیه دستورات، بخشنامه ها، مصوبات مدیریت به واحدهای شرکت.
• تهیه و تنظیم گزارشات مورد نیاز مافوق.
• رعایت کامل دستورالعملها، بخشنامه ها وآئین نامه های اداری جاری و مصوب.
• انجام سایر امور محوله در حدود وظایف از طرف مافوق سازمانی.

شرایط احراز و شایستگی ها:

• صبر و شکیبایی در برقراری ارتباط
• کنترل خشم
• مدیریت زمان و امور
• قابلیت انجام امور همزمان
• توانایی کنترل استرس
• آشنائی کامل با گردش کار دفتر مدیریت
• تسلط بر تایپ ده انگشتی و نرم افزارهای آفیس (office)
• برخورداری از حسن خلق در برقراری ارتباط
• مهارت در تهیه و تنظیم گزارشات، آمارها و فرمهای مورد نیاز.
• گذراندن دوره های آموزشی ایمنی مطابق با آئین نامه آموزش ایمنی کارفرمایان، کارگران و کارآموزان.