مسئول دفتر

شرح وظایف و مسئولیت ها:
· مسئولیت تنظیم، برنامه‌ریزی و هماهنگی برنامه‌ها، جلسات و قرار ملاقات‌های مدیرواحد در داخل یا خارج از سازمان
· مسئولیت مکاتبات و نامه‌نگاری‌های مرتبط با واحد و پیگیری، ثبت و بایگانی آن‌ها
· مسئولیت هماهنگی‌های سفرهای مدیر و کارکنان واحد و رفع و رجوع مشکلات و رفع کمبودهای احتمالی
· مدیریت و کنترل بر ورود و خروج افراد به داخل دفتر مدیریت
· مسئولیت اطلاع‌رسانی اوامر مدیر واحد، دستورالعمل‌ها و بخشنامه‌های سازمان به کارکنان واحد
· پیگیری درخواست‌های کارکنان، مرتبط با اوامر مدیر واحد و دستورالعمل‌ها و بخشنامه‌های سازمان
· پاسخگویی به مکاتبات، تلفن‌ها و دریافت و مخابره پیام‌ها، نمابر، ایمیل، پست و ... مطابق نظر مدیر واحد
· پیگیری دستورهای صادره شده از مدیر واحد به کارکنان واحد تا حصول نتیجه
· مسئولیت تشریفات اداری و پذیرایی جهت برگزاری جلسات و همایش‌های واحد طبق نظر مدیر واحد
· مدیریت و نظارت بر هزینه‌های مرتبط با واحد و ارائه گزارش‌های مربوطه
· نظارت بر عملکرد راننده واحد و ارائه گزارش به مدیر واحد و مدیر پشتیبانی شرکت
· مسئولیت پیگیری وسایل و امکانات اداری مورد نیاز واحد طبق بخشنامه‌ها و دستورالعمل‌های سازمان
· حضور به‌موقع و منظم و حفظ نظم عمومی در سازمان
· نظارت بر رعایت موارد ایمنی در محل کار
· نظارت بر خدمات موردنیاز دفتر مانند خدمات پذیرایی
· درخواست و پیگیری برای تهیه اقلام و ملزومات اداری
· کمک و همکاری با بخش‌های مختلف سازمان برای دستیابی به اهداف سازمان
· نظارت بر صورت جلسات و مصوبات کمیته‌های رهبری و مدیریتی شرکت

ویژگی های شخصیتی:
* دارای روحیه با انگیزه، پر کار و خستگی ناپذیر
* پیگیری بسیار تا اطمینان از حصول نتیجه
* دارای قدرت حافظه قوی
* دارای روحیه انعطاف‌پذیری و همکاری با کارکنان
* منظم، دقیق و وقت‌شناس
* تسلط به امور کاری و برنامه‌ریزی کارها