منشی و مسئول دفتر - خانم

وظایف کاری:
پیگیری امور مربوط به ماموریت‌های اداری از جمله خرید بلیط، رزرو هتل، هماهنگی وقت سفارت جهت اخذ ویزا و امور مربوطه.
برقراری ارتباط مستمر با همکاران و اطلاع‌رسانی به ان‌ها در مراحل مختلف سفر و اقامت برای اطمینان از اجرای برنامه سفر طبق برنامه زمان‌بندی و طراحی.
بررسی الزامات رفت و امد و اسکان همکاران جهت تامین شرایط از جمله خرید بلیط رفت و برگشت، اخذ ویزا، هماهنگی زمان سفارت و ....
تنظیم و هماهنگی قرار ملاقات‌ها و جلسات.
دریافت و ارسال مکاتبات یا نامه به افراد مربوطه.
انجام هماهنگی‌های لازم جهت برگزاری همایش‌های سازمان.
پذیرش مراجعین واحد و ارجاع و راهنمایی ان‌ها به فرد مورد نظر.
تهیه گزارش‌های مورد نیاز و فایل‌های ارایه مورد نیاز.
پیگیری پرداخت‌های مالی شرکت از دپارتمان مالی برای تسریع در کارها.
دریافت و بررسی کلیه اسناد، بسته‌ها و نامه‌های ارجاعی به واحد.
کنترل تقویم کاری مدیر واحد و تنظیم زمان جلسات، قرارهای ملاقات و سفرها.
تنظیم پیش‌نویس نامه‌ها.
ایجاد و حفظ نظم و ارامش واحد.

 

برای انجام بهتر وظایف داشتن دانش، مهارت و ویژگی‌های فردی زیر لازم است:
- تسلط بر مکاتبات اداری
- درک مطلب کتبی
- دقت بالا
- توانایی مدیریت زمان
- توانایی مدیریت هیجانات خود و دیگران