دستیار معاونت مالی | Assistant to the Vice President of Finance

شرح شغل:

مدیریت کامل تقویم کاری مدیر (تنظیم جلسات، هماهنگی قرارها، یادآوری کارهای مهم)
پاسخ‌گویی حرفه‌ای به تماس‌ها، ایمیل‌ها و مراجعات حضوری
ثبت، بایگانی و پیگیری مکاتبات داخلی و خارجی
تهیه و تدوین گزارش‌ها، نامه‌ها و مستندات اداری مورد نیاز مدیر
هماهنگی جلسات (دعوت، ارسال دستور جلسه، آماده‌سازی سالن، پیگیری صورت‌جلسه)
مدیریت ورود و خروج اسناد، بایگانی منظم و محرمانه‌داری اطلاعات
پیگیری امور اداری مرتبط با واحدها طبق دستور مدیر
مدیریت نیازهای دفتر (لوازم مصرفی، تجهیزات، هماهنگی تعمیرات)
تهیه پاورپوینت، گزارش‌های اکسل و فایل‌های ارائه‌ای مورد نیاز مدیر

Job description: Complete management of the manager's work calendar (arranging meetings, coordinating appointments, reminding important tasks) Professionally answering calls, emails and in-person inquiries Recording, archiving and tracking internal and external correspondence Preparing and compiling reports, letters and administrative documents required by the manager Coordinating meetings (inviting, sending meeting agendas, preparing the hall, following up on meeting minutes) Managing entry and exit Documents, regular filing and confidentiality of information
Follow up of administrative affairs related to the units according to the manager's order
Management of office needs (consumables, equipment, coordination of repairs)
Preparation of PowerPoint, Excel reports and presentation files required by the manager