مسئول دفتر مدیرعامل

شرح شغل و وظایف
اطلاع از دستورالعمل‌ها و مقررات اداری مرتبط با فعالیت‌ها
پاسخ‌گویی به تلفن متقاضیان داخلی و خارجی
ثبت تماس‌های دریافتی و ارائه گزارش به مدیر مافوق
تماس با مراجعین، کارکنان و مدیران سایر واحدها
یادآوری زمان تشکیل جلسات و قرار ملاقات‌ها به مدیر مربوطه
برنامه‌ریزی و هماهنگی جهت برگزاری جلسات داخلی
برنامه‌ریزی قرار ملاقات مدیر مافوق و پیگیری جهت تحقق آن
دریافت و ارسال ایمیل‌های مرتبط با فعالیت‌های کاری
تدوین گزارش‌های موردنیاز و ارائه به مدیر مافوق
تنظیم پیش‌نویس نامه‌های صادره طبق دستور مدیر مافوق 
اخذ تأییدیه محتوای نامه از مدیر مافوق
دریافت نامه‌های درون‌سازمانی و نامه‌های وارده از برون سازمان 
شماره‌گذاری نامه‌های وارده و صادره 
نگهداری نامه‌ها در دبیرخانه اداری
دریافت، بررسی، توزیع و ارسال نامه‌ها، دورنگارهای واحد به گیرندگان مرتبط
کنترل موجودی اقلام مصرفی دفتر به‌صورت مستمر
پیگیری کارهای محوله از طرف مدیر تا حصول نتیجه 
پاسخ‌گویی به ارباب و رجوع به‌صورت حضوری 
برنامه‌ریزی و هماهنگی جهت انجام سفرها و مأموریت‌های مدیرمافوق ( نظیر آژانس هواپیمایی، محل اقامت و … )
ثبت مراجعات حضوری ارباب و رجوع و ارائه گزارش به مدیر مافوق 
هماهنگی جهت ارسال مرسولات به افراد مشخص‌شده
شناسایی تأمین‌کنندگان حمل‌ونقل ، چاپ و …
درخواست تکثیر اسناد و هماهنگی با مرکز تکثیر جهت انجام خدمات تکثیر
هماهنگی با تأمین‌کننده جهت دریافت خدمات نظیر آژانس هواپیمایی و …
ثبت گزارش‌های تنخواه و اعلام به مدیر مافوق
جمع‌آوری اطلاعات جهت آماده‌سازی گزارش موردنیاز مدیر مافوق
محافظت و نگهداری از کلیه اسناد و حفظ و نگهداری اطلاعات محرمانه
درخواست خرید کالای موردنیاز و ارسال آن به مدیر مافوق
ابلاغ دستورات صادره مدیر مافوق به اشخاص مربوطه
ارائه پیشنهادات جهت بهبود فعالیت‌های واحد
درخواست اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه جهت حذف عدم انطباق‌های بالفعل و بالقوه
انجام سایر وظایف محوله از سوی مدیر مافوق